KI im Unternehmen: Was darf rein, was nicht?

Wirkfaktor Insights · begleitend zu Wirkfaktor Impuls, Sendung vom 10.07.2026 auf Antenne Mainz 106.6

KI im Unternehmen: Was darf rein, was nicht?

KI ist im Unternehmensalltag angekommen – das ist Fakt. Ob Texterstellung, Datenanalyse oder die Vorbereitung von Kundenkommunikation: Tools wie ChatGPT gehören für viele Teams längst zum täglichen Werkzeugkasten. Doch in der Euphorie des Nutzens geht eine entscheidende Frage häufig unter: Was darf eigentlich in die KI – und was definitiv nicht?

In dieser Folge von Wirkfaktor Impuls haben wir genau das durchleuchtet. Rechtsanwalt Christian Solmecke von WBS.legal – einer der bekanntesten Kanzleien im deutschen Internetrecht mit über einer Million Abonnenten auf YouTube – hat uns per Audio-Impuls seine juristische Einschätzung gegeben. Wir haben diese um die unternehmerische Effizienz- und Wirkungsperspektive ergänzt.

Das Ergebnis ist kein Verbot und kein Freifahrtschein. Es ist ein klares Prinzip des Abwägens – mit einer einfachen Faustregel, die du als Unternehmer oder Führungskraft sofort anwenden kannst: Stell dir bei jeder Eingabe in ChatGPT die Frage, ob du diesen Inhalt auch auf eine Postkarte schreiben würdest – die offen durch die Welt reist.

Was genau hinter diesem Thema steckt, liest du im Abschnitt [Das Problem im Detail]. Wie das Umfeld aussieht, in dem dieses Thema heute brennt, erfährst du unter [Rahmenbedingungen & Umfeld]. Im Mittelpunkt dieses Beitrags steht der pragmatische Mittelweg, den wir in der Sendung besprochen haben. Du kannst ihn sofort auf dein eigenes Unternehmen anwenden.

Du willst die ganze Folge hören? Hier ist sie:

Das Problem – kurz auf den Punkt

Unternehmen stehen heute vor einem echten Dilemma. KI spart Zeit, steigert Effizienz und hilft dabei, Aufgaben in Minuten zu erledigen, die früher Stunden brauchten. Gleichzeitig ist vielen Unternehmern und Führungskräften gar nicht bewusst, was eigentlich mit den Daten passiert, die sie dabei in ChatGPT und Co. eingeben.

Die Folge sind zwei problematische Extreme. Auf der einen Seite steht die Verbotsstrategie: KI wird pauschal abgelehnt, Mitarbeiter dürfen sie nicht nutzen, und das Unternehmen verliert schleichend an Wettbewerbsfähigkeit. Auf der anderen Seite steht die Ist-mir-völlig-egal-Strategie: KI wird unbedarft mit allem gefüttert – internen Quartalszahlen, Kundendaten, Vertragsentwürfen. Beides ist falsch. Was fehlt, ist ein klarer, pragmatischer Mittelweg.

Die Lösung – was in der Sendung besprochen wurde

In der Sendung haben wir bewusst nicht mit einer langen Verbotsliste begonnen. Wer täglich mit KI-Tools arbeitet, braucht keine Theorie. Er braucht ein klares Denkprinzip und sofort umsetzbare Leitlinien. Deshalb haben wir drei konkrete Schritte besprochen: zuerst verstehen, was wirklich passiert, wenn du etwas in ChatGPT eingibst. Dann unterscheiden, welche Inhalte grundsätzlich geeignet sind. Und schließlich: den eigenen Mittelweg aktiv gestalten – statt abzuwarten bis ein Datenschützer entscheidet.

Die Postkarte als Denkmodell

Das beste Bild für den richtigen Umgang mit ChatGPT kommt nicht aus dem Datenschutzrecht – es kommt aus dem Alltag: die Postkarte. Wenn du etwas in ChatGPT eintippst, ist das keine vertrauliche Nachricht im verschlossenen Brief. Es ist eine Postkarte, die offen durch die Welt reist und auf dem Weg gespeichert und ausgewertet werden kann.

Deine Eingabe landet verschlüsselt auf Servern in Amerika – bei OpenAI, einem US-Unternehmen, das diese Daten standardmäßig speichert und für das Training zukünftiger KI-Modelle nutzen darf. Kein Tresor, kein Firmenserver – ein fremdes System. Das ist nicht per se schlimm. Aber es verlangt, dass du weißt, was du hineingibst.

Abwägen statt pauschal verbieten oder ignorieren

Die entscheidende Frage lautet nicht „Darf ich KI nutzen?“ – sondern „Was gebe ich gerade ein?“ Und da hilft eine einfache Denkstruktur in zwei Kategorien:

Kategorie 1: Was sowieso öffentlich wird. Social-Media-Posts, Werbetexte, Blogartikel, Pressemitteilungen – alles, was du am Ende ohnehin der Welt zeigen willst – das darf problemlos in die KI. Du verlierst nichts, was du nicht ohnehin teilen wolltest.

Kategorie 2: Was vertraulich ist. Interne Quartalszahlen, Kundendaten, Vertragsdetails, Geschäftsstrategien, Personalentscheidungen – hier ist Vorsicht geboten. Nicht weil KI böswillig ist, sondern weil du die Kontrolle darüber abgibst, was mit diesen Daten im Hintergrund passiert.

Anonymisierung: Der praktische Mittelweg

Jetzt kommt die gute Nachricht: Dafür gibt es einen konkreten Weg – die Anonymisierung. Du reduzierst die Eingabe auf das, was die KI wirklich braucht, und lässt alles andere weg. Wenn du eine Bilanz analysieren lassen willst, lädst du nicht das vollständige Dokument hoch. Du extrahierst nur die Zahlenspalten, die für die Analyse relevant sind. Keine Namen, keine Firma, kein Kontext, der Rückschlüsse zulässt.

Das Ergebnis: Du bekommst eine hochwertige KI-Analyse – ohne dass vertrauliche Unternehmensdetails das Firmennetz verlassen. Gleiches gilt für Kundendaten: Statt Name und Kontakt einzugeben schreibst du einfach „Schreibe eine Antwort an einen Kunden aus dem Mittelstand, der sich über eine verzögerte Lieferung beschwert.“ Kein Name, kein Kontakt, kein DSGVO-Problem.

Die richtigen Einstellungen kennen

Neben dem Was ist auch das Wie entscheidend. Im Standardmodus werden Chats gespeichert und können für das Training zukünftiger Modelle genutzt werden – ohne dass die meisten Nutzer das wissen. Im Incognito-Modus werden Inhalte nicht für Training genutzt, allerdings bis zu 30 Tage gespeichert. Für Unternehmen mit Business-Bedarf gibt es ChatGPT Enterprise mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und DSGVO-Konformität.

Die einfachste Sofortmaßnahme: Einstellungen → Datenkontrollen → „Erlaube uns, unsere Modelle mit deinen Inhalten zu trainieren“ ausschalten. Zwei Minuten Aufwand, erheblich reduziertes Risiko.

Unser Gast: Christian Solmecke & WBS.legal

Christian Solmecke ist Rechtsanwalt und Partner bei WBS.legal – einer der bekanntesten Kanzleien im deutschen Internet- und Medienrecht mit Hauptsitz in Köln, seit über 30 Jahren tätig in IT-Recht, Datenschutzrecht, Urheberrecht und Medienrecht. Sein YouTube-Kanal KanzleiWBS hat über eine Million Abonnenten – damit ist er einer der reichweitenstärksten Rechtsexperten im deutschsprachigen Raum.

Bei Wirkfaktor arbeiten wir bewusst mit WBS.legal zusammen: Wir liefern die unternehmerische Effizienz- und Wirkungsperspektive. WBS.legal ergänzt und rundet das mit der juristischen Realität ab. Beide Perspektiven zusammen ergeben ein vollständiges Bild.

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Das Problem im Detail

Wir beobachten in Unternehmen täglich, wie mit KI-Tools umgegangen wird. Und dabei fällt eines auf: Die wenigsten Mitarbeiter und Führungskräfte machen sich beim Öffnen von ChatGPT Gedanken darüber, was gerade mit ihren Eingaben passiert. Das Tool funktioniert, die Antwort kommt, die Aufgabe ist erledigt. Was im Hintergrund läuft, bleibt unsichtbar.

Doch genau dieses Unsichtbare ist das Problem. Denn jede Eingabe in ChatGPT verlässt sofort den eigenen Verantwortungsbereich. Sie landet auf Servern in den USA, bei einem Unternehmen, das nach amerikanischem Recht operiert und das europäische Datenschutzniveau nicht automatisch garantiert. ChatGPT ist keine interne Software, kein lokales Tool, kein geschütztes System – es ist ein externer Dienst, dem Nutzer täglich mehr Unternehmenswissen anvertrauen, als sie vielleicht realisieren.

Das zeigt sich in konkreten Szenarien: Ein Mitarbeiter kopiert das interne Besprechungsprotokoll – inklusive strategischer Entscheidungen und Personaldiskussionen – in ChatGPT. Ein anderer lässt die Quartalszahlen zusammenfassen, bevor er sie dem Vorstand präsentiert. Eine Assistenz gibt Kundennamen und Vertragsdetails ein, um eine E-Mail zu optimieren. In allen drei Fällen verlassen sensible Daten das Unternehmen, ohne dass es jemand bewusst entschieden hat.

Und es geht nicht nur um das, was OpenAI mit diesen Daten macht. Es gibt reale technische Vorfälle: Im März 2023 zeigte ein Bug kurzzeitig fremde Chat-Verläufe für andere Nutzer an. Im Januar 2024 fand ein Nutzer in seinem Verlauf plötzlich Konversationen anderer Personen – inklusive Zugangsdaten und Passwörtern. Selbst bei vollem Vertrauen in OpenAI: Bugs passieren, und ein einziger Fehler kann sensible Daten sichtbar machen.

Hinzu kommt die rechtliche Dimension: Die DSGVO schreibt klare Regeln vor. Personenbezogene Daten dürfen nicht ohne Rechtsgrundlage an externe Dienste übermittelt werden. In der kostenlosen Version von ChatGPT gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wer einen Kunden namentlich eingibt, handelt im Regelfall rechtswidrig. Das eigentliche Problem ist nicht die KI selbst – sondern der unbewusste, ungeregte Umgang mit ihr.

Rahmenbedingungen & Umfeld

Das hier beschriebene Problem betrifft Unternehmen quer durch alle Branchen – vom Handwerksbetrieb mit 8 Mitarbeitern bis zum mittelständischen Dienstleister mit 60 Personen. Die Gemeinsamkeit: KI-Tools werden genutzt, weil sie Effizienz bringen. Die Frage nach dem sicheren Umgang kommt – wenn überhaupt – erst im Nachhinein.

Besonders ausgeprägt ist das Thema in Unternehmen, die stark mit Kundendaten arbeiten: Agenturen, Beratungsunternehmen, Kanzleien, Steuerberater, Personaldienstleister und Unternehmen mit komplexen B2B-Beziehungen. Aber auch Geschäftsführer, die ChatGPT für Strategiepapiere oder Jahresplanungen nutzen, sind betroffen – ohne es als Datenschutzthema wahrzunehmen.

Der regulatorische Rahmen verschärft sich zudem: Seit Februar 2025 gilt laut EU AI Act eine Pflicht zur Schulung von Mitarbeitern, die KI-Systeme im Unternehmen nutzen. Das ist keine optionale Maßnahme mehr – sondern eine gesetzliche Anforderung. Gleichzeitig hat OpenAI bereits eine Strafe von 15 Millionen Euro von der italienischen Datenschutzbehörde kassiert – wegen fehlender Rechtsgrundlage und mangelnder Transparenz beim Umgang mit Nutzerdaten.

Der Markt wartet nicht. Wettbewerber nutzen KI bereits produktiv. Und genau deshalb braucht es keine Verbotsdiskussion, sondern klare, praxistaugliche Leitlinien für den Alltag. Genau das war das Ziel dieser Sendung.

Dein nächster Schritt

Du erkennst dich in diesem Thema wieder? Dann lass es uns gemeinsam angehen.

Hast du ein anderes Thema, das dich gerade beschäftigt? Dann reiche es ein – direkt und unkompliziert. Wir behandeln es in der Sendung oder bei Wirkfaktor Insights. Du entscheidest, ob dein Name dabei genannt wird oder ob wir dein Thema anonym aufgreifen. 

Link zum Formular: https://larsweber.net/wirkfaktor/thema-einreichen/

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