Unsere Mitarbeiter ziehen bei Veränderungen nicht mit

Wirkfaktor Insights · begleitend zu Wirkfaktor Impuls, Sendung vom 17.07.2026 auf Antenne Mainz 106.6

 

Wenn Projekte immer länger dauern als geplant

Ihr plant Puffer ein. Dann noch mehr Puffer. Und trotzdem dauert jedes Projekt am Ende länger als gedacht. Genau dieses Muster haben wir in der aktuellen Folge von Wirkfaktor Impuls besprochen. Grundlage war ein realer, anonymisierter Fall aus einem IT-Dienstleistungsunternehmen mit knapp 20 Mitarbeitenden.

Was auf den ersten Blick nach einem klassischen Zeitproblem aussieht, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen als etwas anderes: fehlende Reflexion. Projekte werden abgeschlossen, mit dem Stempel „zu lang“ versehen – und dann geht es direkt zum nächsten Projekt weiter, ohne zu fragen, woran es eigentlich lag. Kommt dir das bekannt vor?

Dabei steckt in einem Team, das mehrere Projekte im Monat stemmt, jede Menge Wissen – es wird nur nie systematisch genutzt. Genau hier setzt der Lösungsansatz aus der Sendung an: nicht noch mehr Zeit einplanen, sondern ehrlich hinschauen, woran es in der Vergangenheit wirklich gelegen hat.

Was genau hinter diesem Muster steckt, liest du im Abschnitt Das Problem im Detail. Wie das Unternehmen aufgestellt ist, erfährst du unter Rahmenbedingungen & Umfeld.

Du willst die ganze Folge hören? Hier ist sie:

 

Das Problem – kurz auf den Punkt

Bei uns dauert im Grunde jedes Projekt länger als geplant. Wir bauen Puffer ein, planen inzwischen sogar noch mehr Puffer ein – und trotzdem reichen wir am Ende zu spät ab. Es ist eine echte Dauerbaustelle. Sobald ein Projekt fertig ist, wird es einfach abgehakt: Stempel „zu lang“, nächstes Projekt. Dabei haben wir mit einem Team von 20 Leuten und mehreren Projekten im Monat so viel Erfahrung angesammelt – nur nutzen wir sie nie wirklich. Wir warten offenbar bis zum Ende der Deadline, um dann anzufangen, Probleme zu lösen. Wenn wir die Deadline nur weiter nach hinten schieben, haben wir am Ende ja nur ein späteres Verspätet. Woran liegt es wirklich – und wie kommen wir da raus?

 

 

Die Lösung – was in der Sendung besprochen wurde

In der Sendung hat Lars Weber genau diesen Fall besprochen: ein IT-Dienstleister mit knapp 20 Mitarbeitenden, dessen Projekte chronisch länger dauern als geplant. Und das nicht als einmaliges Problem, sondern als fortwährendes Muster – eine echte Dauerbaustelle. Man plant Puffer ein, dann noch mehr Puffer, und am Ende reicht selbst das nicht. Die zentrale Erkenntnis aus der Sendung: Mehr Zeit einzuplanen löst das Problem nicht. Es verschiebt es nur nach hinten.

 

Ein späteres Verspätet ist keine Lösung

Viele Unternehmen reagieren auf ständig zu späte Projekte, indem sie die Deadlines großzügiger setzen. Das klingt logisch, führt aber laut Lars Weber in eine Falle. Es gibt ein bekanntes Prinzip, dass Probleme oft erst kurz vor der Deadline wirklich angegangen werden. Schiebt man die Deadline einfach weiter nach hinten, verschiebt sich auch dieser Zeitpunkt – das Ergebnis ist am Ende dasselbe, nur später. Wer aus diesem Muster raus will, muss also nicht an der Zeitachse drehen, sondern an der Ursache.

 

Abgeschlossene Projekte ehrlich anschauen

Der erste konkrete Schritt aus der Sendung: offen und ehrlich die bereits abgeschlossenen Projekte anschauen und reflektieren, woran es wirklich lag. Das klingt banal, passiert in der Praxis aber selten gründlich. Im besprochenen Fall werden Projekte zwar umgesetzt, am Ende aber lediglich abgehakt – Stempel „zu lang“, und weiter geht’s zum nächsten Projekt. Diese fehlende Reflexion ist genau der blinde Fleck, der das Muster Jahr für Jahr wiederholt.

 

Ungenutztes Projektwissen als Ausgangspunkt

Dabei steckt in einem Team, das mehrere Projekte im Monat stemmt, enorm viel Erfahrung. Bei 20 Mitarbeitenden und laufendem Projektgeschäft sammelt sich dieses Wissen automatisch an – es wird nur nicht systematisch herangezogen. Genau das ist laut Lars Weber der erste Hebel: das vorhandene Wissen aus den Projekten aktiv einsammeln, bevor man irgendetwas Neues verändert. Ohne diesen Schritt bleibt jede Optimierung Stückwerk, weil sie an der Oberfläche ansetzt statt an der eigentlichen Ursache.

 

Kernprozesse identifizieren statt überall gleichzeitig ansetzen

Aus der Reflexion der abgeschlossenen Projekte lässt sich anschließend ableiten, welche Kernprozesse die größte Wirkung auf die Effizienz haben. In der Sendung wurden als Beispiele Onboarding und Dokumentation genannt – Bereiche, die in vielen Projekten immer wieder überproportional viel Zeit kosten. Statt an zehn Stellen gleichzeitig etwas zu verändern, wird gezielt an der einen Stellschraube gearbeitet, die den größten Unterschied macht. Diese Optimierung wirkt dann nicht nur für ein einzelnes Projekt, sondern für alle zukünftigen Projekte gleichermaßen.

 

Projektbeteiligte von Anfang an einbeziehen

Ein Punkt war Lars Weber in der Sendung besonders wichtig: Die Projektbeteiligten müssen eingebunden werden. Eine Lösung, die von der Geschäftsführung gemeinsam mit einem Berater entwickelt wird, ohne das Team zu befragen, funktioniert auf dem Papier – aber selten in der Praxis. Wer die Menschen übergeht, die die Prozesse täglich umsetzen, bekommt am Ende eine theoretisch saubere Lösung, die im Arbeitsalltag nicht trägt.

 

Der Faktor Mensch bleibt entscheidend

Dieser Gedanke zog sich als roter Faden durch die gesamte Sendung: Der Faktor Mensch, der Faktor Mitarbeiter, muss immer mitgedacht werden – gerade dort, wo es um Prozesse geht, die von Menschen umgesetzt werden. Technische oder organisatorische Lösungen allein reichen nicht aus, wenn die Menschen, die täglich damit arbeiten, nicht mitgenommen werden.

 

Was das für die Praxis bedeutet

Zusammengefasst ergibt sich aus der Sendung eine klare Reihenfolge: erst die abgeschlossenen Projekte ehrlich reflektieren, dann die Kernprozesse mit dem größten Hebel identifizieren, dann gezielt und mit Beteiligung des Teams optimieren – nicht überall gleichzeitig, sondern dort, wo es am meisten bringt. Wer stattdessen einfach nur längere Zeitpläne aufstellt, verschiebt das eigentliche Problem nur in die Zukunft, löst es aber nicht.

Für Unternehmen, die sich in diesem Muster wiedererkennen, lohnt sich ein ehrlicher Blick zurück: Werden abgeschlossene Projekte bei euch wirklich reflektiert, oder nur abgehakt? Gibt es eine Stelle, an der das gesammelte Projektwissen zusammenläuft? Und werden die Menschen, die die Prozesse umsetzen, bei Verbesserungen gefragt oder nur informiert? Genau an diesen Fragen entscheidet sich, ob aus einer Dauerbaustelle ein lernendes System wird.

 

Warum diese Reihenfolge so wichtig ist

Viele Unternehmen drehen die Reihenfolge unbewusst um. Sie führen zuerst eine neue Methode oder ein neues Tool ein, in der Hoffnung, dass sich die Termintreue dadurch automatisch verbessert. Ohne die vorherige Reflexion bleibt aber unklar, ob dieses Tool überhaupt an der richtigen Stelle ansetzt. Genau deshalb steht die ehrliche Reflexion der abgeschlossenen Projekte in der Sendung ganz am Anfang – sie ist die Grundlage, auf der alle weiteren Entscheidungen aufbauen. Wer diesen Schritt überspringt, optimiert am Ende möglicherweise genau die Prozesse, die ohnehin schon gut funktionieren, während die eigentliche Bremse unangetastet bleibt.

 

Kleine Stellschrauben, große Wirkung

Bemerkenswert an dem in der Sendung besprochenen Ansatz ist außerdem, wie gezielt er bleibt. Es geht nicht darum, das gesamte Projektmanagement auf den Kopf zu stellen. Es geht darum, eine oder wenige konkrete Stellschrauben zu finden – etwa ein strukturierteres Onboarding oder eine schlankere Dokumentation – und diese konsequent für alle künftigen Projekte umzusetzen. Diese Konzentration auf das Wesentliche macht den Unterschied zwischen einem Veränderungsprogramm, das im Alltag versandet, und einer Verbesserung, die tatsächlich spürbar wird.

 

Reflexion als fester Bestandteil des Projektalltags

Damit dieser Ansatz nachhaltig wirkt, darf die Reflexion abgeschlossener Projekte kein einmaliges Ereignis bleiben. Sie sollte fester Bestandteil jedes Projektabschlusses werden – ein kurzer, ehrlicher Rückblick, bevor das nächste Projekt beginnt. So entsteht über die Zeit ein wachsender Erfahrungsschatz, der bei jedem neuen Projekt genutzt werden kann, statt bei null anzufangen. Genau dieser kumulative Effekt ist es, der aus einzelnen Verbesserungen langfristig eine spürbar höhere Termintreue macht.