E-Rechnung kommt, und wir schreiben in Word

Wirkfaktor Insights · begleitend zu Wirkfaktor Impuls, Sendung vom 23.10.2026 auf Antenne Mainz 106.6

E-Rechnung kommt, und wir schreiben in Word

Ab dem 1. Januar 2027 müssen viele Unternehmen ihre Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen. Ein Garten- und Landschaftsbaubetrieb aus dem Kreis Mainz-Bingen ist davon betroffen. Bisher entstehen seine Rechnungen so wie seit Jahren: Stundenzettel auf Papier, das Aufmaß als Foto, die Rechnung in einer Word-Vorlage. Ausgedruckt, abgeheftet, per Post verschickt.

Die naheliegende Reaktion wäre jetzt: schnell irgendein Tool kaufen, das E-Rechnungen kann. Genau davor warnt Lars Weber. Denn der Betrieb hat einen Vorteil, den viele unterschätzen. Er kennt seinen Rechnungsprozess bis ins Detail. Und genau dieser Prozess ist der Schlüssel für eine Lösung, die ohne Brüche funktioniert. Die Pflicht wird so zur Chance, das Büro spürbar zu entlasten.

In der Sendung vom 23.10.2026 ging es darum, wie du die neue Pflicht nutzt, um gleich mehrere Baustellen zu schließen. Wie die Rechnungsstellung im Betrieb heute abläuft, liest du im Abschnitt Das Problem im Detail. Mehr über den Betrieb und die gesetzlichen Rahmenbedingungen findest du unter Rahmenbedingungen & Umfeld.

Du willst die ganze Folge hören? Hier ist sie:

Das Problem – kurz auf den Punkt

Wir sind ein Garten- und Landschaftsbaubetrieb mit 16 Mitarbeitenden. Ab dem 1. Januar müssen wir E-Rechnungen ausstellen. Unsere Rechnungen schreiben wir heute in Word. Die Kolonnen notieren ihre Stunden auf Papier. Das Aufmaß kommt als Foto vom Handy. Meine Frau sitzt drei Tage pro Woche im Büro und tippt alles in die Vorlage. Dann druckt sie die Rechnung aus. Ein Exemplar kommt in den Ordner für den Steuerberater, eines geht per Post an den Kunden. Das hat jahrelang funktioniert. Jetzt läuft uns die Zeit davon. Wir wissen nicht, welche Software wir brauchen. Und wir haben Sorge, dass wir am Ende alles umstellen müssen.

Die Lösung – was in der Sendung besprochen wurde

Lars Weber beginnt in der Sendung mit einer guten Nachricht. Der Betrieb hat eine starke Ausgangslage. Das klingt erst einmal überraschend. Schließlich schreibt er Rechnungen noch in Word. Doch genau hier liegt der Punkt: Die Beteiligten kennen ihren Prozess genau. Sie wissen, welche Werte sie brauchen und wie daraus eine Rechnung entsteht. Darauf lässt sich aufbauen.

Erst kurz eingeordnet: Was die Pflicht bedeutet

Eine Rechnung aus Word, als PDF verschickt, ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Gängig sind XRechnung und ZUGFeRD. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz solche Rechnungen ausstellen. Das gilt für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Für alle übrigen Unternehmen folgt die Pflicht ein Jahr später.

Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen. Gerade im Garten- und Landschaftsbau ist das wichtig. Viele Aufträge kommen von Privatleuten. Eine gute Lösung sollte trotzdem beide Fälle abdecken: E-Rechnung für Firmenkunden, klassische Rechnung für Privatkunden. Den Empfang von E-Rechnungen muss übrigens schon seit 2025 jedes Unternehmen sicherstellen.

Der Prozess bleibt – die Software passt sich an

Der zentrale Gedanke aus der Sendung lautet: Der Prozess sollte sich nicht ändern. Er ist die stabile Komponente. Heute trägt die Frau des Inhabers eine bestimmte Anzahl an Werten ein, und hinten kommt die Rechnung heraus. Genau nach diesem Prinzip arbeiten die meisten Softwarelösungen für Handwerk und Dienstleistung auch.

Die Suche nach der passenden Software dreht sich also nicht um die Frage, welches Tool E-Rechnungen kann. Das können inzwischen viele. Die richtige Frage ist: Welche Software bildet unseren bestehenden Ablauf am besten ab? Wer so sucht, muss seine Arbeitsweise nicht an ein Programm anpassen. Das Programm passt sich an die Arbeitsweise an.

Zwei Schnittstellen machen den Unterschied

Lars Weber hat in der Sendung zwei konkrete Schnittstellen benannt. Die erste betrifft das Aufmaß. Heute kommt es als Foto vom Handy und wird abgetippt. Künftig sollte das Foto direkt in der Software landen, beim richtigen Auftrag. Viele Lösungen bieten dafür eine App für die Baustelle.

Die zweite Schnittstelle ist die Stundenerfassung. Heute schreiben die Kolonnen ihre Stunden auf Papier. Diese Zettel müssen im Büro noch einmal erfasst werden. Eine digitale Zeiterfassung, die direkt in die Rechnungssoftware schreibt, spart diesen Schritt. Und sie verhindert Übertragungsfehler.

Mit diesen beiden Schnittstellen verändert sich die Arbeit im Büro deutlich. Die Werte, die heute abgetippt werden, liegen bereits vor. Aus drei Bürotagen pro Woche kann so deutlich weniger werden. Die gewonnene Zeit steht für andere Aufgaben bereit: Angebote, Kundengespräche, Planung der Kolonnen.

Dazu kommt ein zweiter Effekt. Wo nichts mehr abgetippt wird, entstehen auch keine Tippfehler. Falsche Stunden, vertauschte Mengen oder vergessene Positionen werden seltener. Das sorgt für weniger Rückfragen von Kunden und schnellere Zahlungseingänge.

Der nächste Schritt: Angebote gleich mitdenken

Lars Weber schlägt vor, gleich noch einen Schritt weiter nach vorne zu schauen. Macht es Sinn, schon bei der Angebotserstellung anzusetzen? Dann sind Kundendaten bereits hinterlegt, wenn die Rechnung entsteht. Auch besondere Konditionen sind von Anfang an im System. Aus dem Angebot wird der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung. Jede Information wird nur einmal erfasst. Das muss nicht sofort passieren. Es lohnt sich aber, bei der Softwareauswahl schon darauf zu achten. Dann ist der nächste Schritt später leicht möglich.

Der häufigste Fehler: das billigste Tool

Ein Satz aus der Sendung verdient besondere Aufmerksamkeit. Wir dürfen keinesfalls den Fehler machen, uns einfach das billigste Tool zu suchen, das irgendwie passt. Ein günstiges Programm, das nicht zum Ablauf passt, kostet am Ende mehr. Es kostet Zeit, Nerven und oft eine zweite Umstellung ein Jahr später.

Jetzt planen, testen, kalibrieren

Der Moderator merkte an: Ein bisschen Zeit ist ja noch. Lars Weber hat das klar eingeordnet. Es ist die Zeit zu planen – und zwar jetzt. Er empfiehlt, sich den Ablauf über einen Zeitraum von ein bis zwei Monaten anzuschauen. Dazu gehört ein Testlauf, in dem die neue Lösung parallel läuft. In dieser Phase lässt sich alles kalibrieren. Am 1. Januar ist dann nichts Neues mehr, sondern geübte Praxis.

Bei einer Sendung Ende Oktober heißt das: Die Auswahl der Software sollte in den nächsten Wochen fallen. Der Testlauf läuft dann im November und Dezember. Frühzeitiges Tempo beibehalten und jetzt durchziehen, so hat es Lars Weber formuliert.

Bonus: Echtzeit-Buchhaltung mit dem Steuerberater

Zum Schluss hat Lars Weber einen Punkt angesprochen, der über die Pflicht hinausgeht. Viele Steuerberater bieten eine digitale Schnittstelle an. Dann gehen Rechnungen direkt ins Buchhaltungssystem der Kanzlei. Der Ordner für den Steuerberater entfällt. Die Buchhaltung ist nahezu in Echtzeit aktuell. Das spart Porto, Papier, Ablage und Zeit.

Deine konkreten nächsten Schritte

Kläre zuerst, ob dich die Pflicht ab 2027 betrifft. Entscheidend ist dein Umsatz im Jahr 2026 und ob du an Unternehmen fakturierst. Schreib dann deinen heutigen Rechnungsablauf auf, Schritt für Schritt. Prüfe auf dieser Basis zwei bis drei Lösungen und sprich mit deinem Steuerberater. Starte danach den Testlauf, solange noch Zeit zum Nachjustieren bleibt.

Das Problem im Detail

Die Rechnungen in unserem Betrieb entstehen seit Jahren auf dieselbe Weise. Unsere Kolonnen sind draußen auf den Baustellen. Am Ende des Tages schreiben sie ihre Stunden auf Papier, in die Zeiterfassungsbögen. Das Aufmaß, also die tatsächlich verbauten Mengen und Flächen, fotografieren sie mit dem Handy.

Im Büro kommt alles zusammen. Die Frau des Inhabers setzt sich an drei Tagen pro Woche hin und schreibt die Rechnungen. Sie überträgt die Stunden von den Zetteln. Sie liest die Werte aus den Fotos des Aufmaßes ab. Alles tippt sie in eine Word-Vorlage. Dann druckt sie die Rechnung zweimal aus. Ein Exemplar kommt in den Ordner für den Steuerberater. Das andere geht per Post an den Kunden.

Das hat lange funktioniert. Der Ablauf ist eingespielt, jeder weiß, was er zu tun hat. Doch jetzt steht eine Veränderung an, die sich nicht aufschieben lässt. Ab dem 1. Januar müssen wir unsere Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen. Mit Word geht das nicht.

Wir wissen nicht, welche Software die richtige ist. Das Angebot ist riesig, und jeder Anbieter verspricht etwas anderes. Wir haben Sorge, dass wir uns für das falsche Programm entscheiden. Dass wir am Ende unseren ganzen Ablauf umbauen müssen. Und dass im Januar das Chaos ausbricht, gerade wenn die Rechnungen fürs Jahresende rausgehen sollen.

Die Frage ist also nicht nur, wie wir eine E-Rechnung erstellen. Die Frage ist, wie wir die Pflicht erfüllen, ohne dass unser Büro dabei untergeht.

Rahmenbedingungen & Umfeld

Der Betrieb ist im Garten- und Landschaftsbau tätig und hat seinen Sitz im Kreis Mainz-Bingen. Er beschäftigt 16 Mitarbeitende. Die meisten davon arbeiten in Kolonnen auf den Baustellen. Der Betrieb ist inhabergeführt. Die Frau des Inhabers kümmert sich an drei Tagen pro Woche um die Rechnungsstellung und das Büro.

Der Betrieb liegt mit seinem Umsatz deutlich über der Grenze von 800.000 Euro. Damit greift für ihn die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027. Sie gilt für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro haben ein Jahr länger Zeit. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ebenfalls ausgenommen.

Die Abläufe im Betrieb sind über Jahre gewachsen und eingespielt. Eine branchenspezifische Software gibt es bisher nicht. Die Rechnung entsteht in Word, die Ablage erfolgt in Papierordnern. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater läuft über ausgedruckte Belege. Stunden und Aufmaß entstehen auf der Baustelle und werden im Büro von Hand übertragen.

Der Fall steht für viele kleine und mittlere Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe. Die E-Rechnung zwingt sie, ihre Rechnungsstellung zu digitalisieren. Das kann eine lästige Pflicht sein. Es kann aber auch der Anlass sein, Doppelarbeit abzubauen und das Büro spürbar zu entlasten.

Zum Nachhören

Du möchtest hören, wie Lars Weber den Weg zur E-Rechnung in der Sendung beschreibt? Die komplette Folge findest du oben im Beitrag im Player. Gerade wenn dich die Pflicht ab Januar betrifft, lohnt sich das Reinhören jetzt.

Dein nächster Schritt

Du erkennst dich in diesem Thema wieder? Dann lass es uns gemeinsam angehen.

Hast du ein anderes Thema, das dich gerade beschäftigt? Dann reiche es ein – direkt und unkompliziert. Wir behandeln es in der Sendung oder bei Wirkfaktor Insights. Du entscheidest, ob dein Name dabei genannt wird oder ob wir dein Thema anonym aufgreifen. 

Link zum Formular: https://larsweber.net/wirkfaktor/thema-einreichen/

Noch nicht sicher, ob dein Thema passt? Dann vereinbare ein unverbindliches Erstgespräch. Wir schauen gemeinsam, was der richtige nächste Schritt für dich ist.