Wir haben viele Aufträge, aber am Ende bleibt nichts übrig

Wirkfaktor Insights · begleitend zu Wirkfaktor Impuls, Sendung vom 28.08.2026 auf Antenne Mainz 106.6

Wir haben viele Aufträge, aber am Ende bleibt nichts übrig

Volle Auftragsbücher, ein ausgelastetes Team, zufriedene Kunden – und trotzdem bleibt am Monatsende kaum Ertrag übrig. Genau mit diesem Fall hat sich Lars Weber in der aktuellen Folge von Wirkfaktor Impuls beschäftigt. Ein kleinerer IT-Dienstleister mit eigener Anwendungsentwicklung steckt mittendrin: Alle sind beschäftigt, die Projekte laufen, und doch passt die Zahl unter dem Strich einfach nicht zusammen. Was sich auf den ersten Blick wie ein reines Preisproblem anhört, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen als etwas Grundlegenderes. Viele Leistungen, die im Alltag ganz selbstverständlich anfallen, tauchen in der Kalkulation gar nicht erst auf. Rückfragen, Korrekturschleifen, spontane Supporteinsätze – all das kostet Zeit, die niemand einplant.

Was genau hinter diesem Fall steckt, liest du weiter unten im Abschnitt Das Problem im Detail. Die konkreten Rahmenbedingungen des Unternehmens findest du im Abschnitt Rahmenbedingungen & Umfeld.

Du willst die ganze Folge hören? Hier ist sie direkt zum Nachhören eingebunden:

In diesem Beitrag nehmen wir dich mit durch die Lösung, die Lars in der Sendung vorgestellt hat – von der ehrlichen Bestandsaufnahme bis zur Kalkulation, die tatsächlich zur Realität passt.

Das Problem – kurz auf den Punkt

Wir haben mehr Aufträge als je zuvor. Unser Team ist jeden Tag ausgelastet, die Projekte laufen, die Kunden sind zufrieden. Trotzdem bleibt am Ende des Monats kaum etwas übrig. Wir haben lange vermutet, dass unsere Preise einfach nicht stimmen. Aber je genauer wir hinschauen, desto klarer wird: Es ist nicht nur der Preis. Es sind die vielen kleinen Leistungen, die wir nebenbei erledigen und die in keiner Kalkulation je auftauchen. Rückfragen, kurze Abstimmungen, spontane Korrekturen zwischendurch – nichts davon ist irgendwo eingeplant. Wir haben alle Hände voll zu tun. Aber wir wissen nicht genau, womit eigentlich. Am Ende des Monats bleibt die Frage stehen, wo unsere Arbeit eigentlich hinfließt.

Die Lösung – was in der Sendung besprochen wurde

Wenn ein Unternehmen viele Aufträge hat und trotzdem kaum Ertrag übrig bleibt, lohnt sich laut Lars Weber immer der Blick in zwei Richtungen gleichzeitig. Die erste Richtung ist naheliegend: Stimmt die Kalkulation, stimmt der Preis? Die zweite Richtung wird in der Praxis viel seltener betrachtet, ist aber oft entscheidender: Stimmt überhaupt die Umsetzungsbasis, auf der die Kalkulation aufbaut? Genau dieser zweite Punkt stand im Zentrum der Sendung – und genau dort lohnt sich der genaue Blick, bevor an Preisen gedreht wird.

Der Ausgangspunkt ist fast immer derselbe: Mitarbeitende sind durchgehend beschäftigt, Projekte laufen, Kunden sind zufrieden. Aus Sicht des Teams läuft alles rund. Trotzdem bleibt am Ende wirtschaftlich zu wenig übrig. Dieser Widerspruch entsteht meist dort, wo Leistungen erbracht werden, die in der ursprünglichen Kalkulation gar nicht vorkommen. Rückfragen zwischendurch, kleine Korrekturschleifen, spontane Supporteinsätze, kurze Abstimmungen mit dem Kunden – all das kostet Zeit. Diese Zeit wird geleistet, aber nirgendwo erfasst und damit auch nirgendwo eingepreist. Das Unternehmen arbeitet also faktisch mehr, als es kalkuliert und in Rechnung stellt.

Erst Klarheit, dann Kalkulation

Der erste konkrete Schritt aus der Sendung: Bevor irgendein Preis angepasst wird, muss Klarheit über die tatsächlich erbrachten Leistungen entstehen. Dafür braucht es eine klassische Zeiterfassung. Jede Tätigkeit wird erfasst – auch die vermeintlichen Kleinigkeiten nebenbei. Es gibt heute passende Tools, die diesen Prozess unterstützen und den Aufwand für das Team gering halten. Wichtig ist dabei: Es geht nicht darum, jede Minute bis ins Detail zu dokumentieren, sondern ein realistisches Bild der tatsächlichen Arbeit zu bekommen.

Kontrolle vermeiden, Vertrauen aufbauen

Genau an dieser Stelle entsteht in der Praxis oft der größte Widerstand. Eine Zeiterfassung einzuführen, stößt bei Mitarbeitenden häufig auf Skepsis. Das Gefühl von Kontrolle und Überwachung liegt nahe, gerade wenn ein Team es bislang nicht gewohnt war, jede Tätigkeit zu dokumentieren. Deshalb ist die Art der Kommunikation an das Team mindestens genauso wichtig wie das Werkzeug selbst. Die Botschaft muss von Anfang an klar sein: Es geht nicht um Kontrolle. Niemand wird dafür zur Rechenschaft gezogen, ob zwischendurch eine private E-Mail gecheckt wird oder eine kurze Pause entsteht. Es geht ausschließlich darum, den Prozess zu verbessern und sichtbar zu machen, welche Leistungen im Alltag tatsächlich anfallen.

Ein zweites Argument hilft dabei, die Einführung im Team zu verankern: Der wirtschaftliche Nutzen liegt nicht nur beim Unternehmen, sondern direkt bei den Mitarbeitenden selbst. Wenn die Prozesse sauber laufen und das Unternehmen wirtschaftlicher arbeitet, wirkt sich das unmittelbar auf die nächste Gehaltsrunde oder auf eine erfolgsabhängige Vergütung aus. Wirtschaftlicher Erfolg und persönlicher Vorteil sind also keine Gegensätze, sondern hängen direkt zusammen. Wer das im Team offen kommuniziert, nimmt der Zeiterfassung viel von ihrer Schwere.

Von der Auswertung zur neuen Kalkulation

Nach einer angemessenen Erfassungsphase folgt der eigentlich entscheidende Schritt: die Auswertung. Jetzt zeigt sich, welche Tätigkeiten wie viel Zeit binden und welche davon bislang komplett außerhalb der Kalkulation liefen. Häufig zeigt sich dabei ein deutliches Muster: Es sind nicht die großen Projektbestandteile, die den Unterschied machen, sondern die vielen kleinen, wiederkehrenden Leistungen drumherum. Genau diese Leistungen müssen künftig entweder eingepreist, klar begrenzt oder bewusst als Serviceleistung definiert werden.

Auf Basis dieser Auswertung lässt sich die Kalkulation neu aufsetzen – nicht auf Vermutungen, sondern auf echten Daten aus dem eigenen Betrieb. Das unterscheidet diesen Ansatz von einer reinen Preiserhöhung: Es wird nicht einfach teurer verkauft, sondern realistischer kalkuliert. Die Preise spiegeln danach das tatsächliche Leistungsbild wider, nicht nur den sichtbaren Teil eines Projekts.

Ergänzend aus dem Case lassen sich zwei Punkte aufbauen: Erstens hilft eine klare Struktur, welche Leistungen standardmäßig im Angebot enthalten sind und welche als Zusatzleistung gesondert ausgewiesen werden. Zweitens lohnt sich ein regelmäßiger Rückblick, ob die neue Kalkulation nach einigen Monaten noch zur Realität passt – Prozesse verändern sich, und die Kalkulation sollte mitwachsen.

Die richtige Reihenfolge zählt

Ein Punkt, der in der Sendung bewusst betont wurde, betrifft die Reihenfolge des Vorgehens. Viele Unternehmen versuchen, das Problem direkt über die Preisliste zu lösen: Preise werden angehoben, in der Hoffnung, dass am Ende mehr übrig bleibt. Ohne die vorherige Bestandsaufnahme bleibt das aber ein Griff ins Ungewisse. Steigt der Preis, ohne dass klar ist, welche Leistungen tatsächlich dahinterstehen, wandert das Problem nur eine Stufe weiter nach oben – die Kunden zahlen mehr, ohne dass das Unternehmen wirklich versteht, wofür. Die Zeiterfassung liefert genau die Datenbasis, die diesen Griff ins Ungewisse überflüssig macht.

Konkrete nächste Schritte

Für die praktische Umsetzung im eigenen Unternehmen lassen sich daraus mehrere konkrete nächste Schritte ableiten. Zunächst braucht es eine bewusste Entscheidung für einen überschaubaren Erfassungszeitraum, zum Beispiel vier bis sechs Wochen. In dieser Zeit werden alle Tätigkeiten erfasst, ohne dass das Team schon während der Erfassung Rückschlüsse auf mögliche Konsequenzen ziehen muss. Parallel dazu lohnt sich ein kurzer Kick-off im Team, in dem die Beweggründe offen erklärt werden – idealerweise durch die Geschäftsführung selbst, nicht nur per Rundmail.

Nach Ablauf der Erfassungsphase folgt die gemeinsame Auswertung, im besten Fall mit den Projektverantwortlichen zusammen. So entsteht nicht nur eine Zahl, sondern ein geteiltes Verständnis dafür, wo im Alltag tatsächlich Zeit verloren geht. Aus dieser Auswertung lassen sich klare Kategorien bilden: Leistungen, die künftig fest eingepreist werden, Leistungen, die bewusst als kostenlose Serviceleistung definiert bleiben, und Leistungen, die schlicht reduziert oder anders organisiert werden sollten, weil sie unverhältnismäßig viel Zeit kosten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt aus der Sendung: Die neue Kalkulation ist kein einmaliges Projekt, das danach abgeschlossen ist. Prozesse im Unternehmen verändern sich, neue Kundenanforderungen kommen hinzu, Tools und Arbeitsweisen entwickeln sich weiter. Eine Kalkulation, die heute realistisch ist, kann in einem Jahr schon wieder an der Realität vorbeigehen. Deshalb empfiehlt es sich, die Erfassung nicht nur einmalig, sondern in regelmäßigen, kürzeren Intervallen zu wiederholen – etwa als kurze Stichprobe einmal im Jahr.

Am Ende steht ein klarer nächster Schritt für jedes Unternehmen, das sich in diesem Fall wiedererkennt: Zuerst die eigenen Leistungen ehrlich sichtbar machen, dann die Kalkulation auf dieser Basis neu aufsetzen – und das Team von Anfang an als Teil der Lösung mitnehmen, nicht als Kontrollobjekt. So wird aus voller Auslastung wieder echter, sichtbarer Ertrag.

Das Problem im Detail

Wir sind ein IT-Dienstleister mit eigener Anwendungsentwicklung. Unsere Auftragsbücher sind voll, unser Team ist jeden Tag im Einsatz, die Projekte laufen – und trotzdem bleibt am Monatsende kaum etwas übrig. Jeder bei uns hat alle Hände voll zu tun, Kunden sind zufrieden, die Auslastung stimmt. Und doch passt die Zahl unter dem Strich nicht zusammen. Lange haben wir vermutet, dass einfach unsere Preise nicht stimmen. Aber je genauer wir hinschauen, desto klarer wird: Es sind nicht nur die Preise. Es sind die vielen kleinen Leistungen, die wir nebenbei erledigen und die in keiner Kalkulation auftauchen. Rückfragen, Korrekturschleifen, spontane Supporteinsätze, kurze Abstimmungen zwischendurch – all das kostet Zeit, die wir nirgendwo einplanen. Wir haben viel zu tun. Aber wir wissen nicht genau, womit.

Rahmenbedingungen & Umfeld

Unser Unternehmen ist ein kleinerer IT-Dienstleister mit Schwerpunkt Anwendungsentwicklung, rund 15 Mitarbeitende, überwiegend Entwickler sowie Projektverantwortliche. Wir sind organisch aus einem Einzelunternehmen gewachsen, ohne dass Kalkulation und Prozesse systematisch mitgewachsen sind. Unsere Kunden kommen vorwiegend aus dem Mittelstand und beauftragen individuelle Softwarelösungen sowie laufende Betreuung. Die Auftragslage ist seit Jahren stabil bis wachsend, die Teams sind durchgehend ausgelastet. Interne Prozesse, Angebotskalkulation und Zeiterfassung wurden bislang nie grundlegend überarbeitet – vieles läuft nach Gefühl und Erfahrung der Projektleitung. Eine strukturierte Erfassung, welche Tätigkeiten tatsächlich wie viel Zeit binden, existiert nicht.

Du willst die ganze Folge noch einmal in Ruhe hören? Oben im Beitrag ist der Player bereits eingebunden – einfach nach oben scrollen und reinhören. Lars erklärt darin Schritt für Schritt, wie aus voller Auslastung wieder echter Ertrag wird.

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